Genson
“Dankzij FRIS zijn we in control”
Genson behoort tot de top van internationale leveranciers van zachtfruit planten voor de professionele teler. Met verschillende locaties en een groot aantal arbeidskrachten aan het werk in piekperioden, groeide de behoefte aan meer grip op het proces van capaciteitsplanning, urenregistratie en verloning. In het Floricon Rapportage en Informatie Systeem (FRIS) vond Genson de ideale oplossing.
Naast de opkweek en vermeerdering van planten, produceert Genson aardbeien, frambozen en prei van de hoogste kwaliteit voor de Nederlandse markt. Het omvangrijke bedrijf is verspreid over verschillende locaties in het land. “In de piekperioden werken hier zo’n 900 mensen”, vertelt Frans de Vogel, Algemeen directeur van Genson. “Dat zijn deels eigen medewerkers en deels mensen die via uitzendbureaus bij ons terecht komen. Daar zitten ook mensen bij die de Nederlandse taal niet beheersen, omdat ze bijvoorbeeld afkomstig zijn uit Polen, Kroatië of Roemenië. Met meerdere locaties en zoveel mensen, is het een behoorlijke uitdaging om de planning, output en kwaliteit goed te bewaken. En om naar prestatie te verlonen. Dankzij FRIS hebben we deze processen nu uitstekend op orde.”
Meten is weten
In de praktijk werkt het als volgt: de planning wordt gemaakt in FRIS. Medewerkers registreren zich op hun geplande werkdag met een pasje en checken aan het eind van de dag weer uit. Daarbij wordt ook de oogst per medewerker gescand en ingevoerd. “Behalve de urenregistratie, hebben we inzicht in waar de uren aan besteed worden. Zo kunnen we precies zien hoe onze kosten zich verhouden tot de opbrengst”, licht Frans toe. “Daar kunnen we onze kostprijzen vervolgens op afstemmen.” Tegelijk biedt dit de mogelijkheid om medewerkers die bovengemiddeld presteren op verantwoorde wijze extra te belonen. “Wie bovengemiddeld presteert, krijgt meer loon. Wie ondergemiddeld presteert, krijgt aandacht. Dankzij FRIS kunnen we dit heel objectief en transparant in kaart brengen. Ongeacht waar onze mensen vandaan komen, is dit principe voor iedereen helder. En omdat we op al onze locaties op deze manier werken, is elke medewerker verzekerd van een gelijke behandeling. Dat werkt heel motiverend.”
Stuurinstrument
Inmiddels is FRIS bij Genson ook uitgegroeid tot een belangrijk stuurinstrument op management- en directieniveau. “We halen onze rapportages met betrekking tot arbeid uit FRIS. Onze financiële en managementrapportages worden gemaakt door het aan elkaar koppelen van de rapportages uit de verschillende systemen waarmee we werken. Hierdoor hebben we een nauwkeurige overview van hoe we het doen en op deze manier kunnen we onze processen veel beter stuurbaar maken. Zo kunnen we op basis van eerdere rapportages veel nauwkeuriger prognotiseren en plannen: hoeveel capaciteit verwachten we bijvoorbeeld écht nodig te hebben in een bepaalde periode.”
Het beste uit mensen
Behalve het inzichtelijk maken van harde cijfers, helpt FRIS ook om het maximale uit mensen te halen. Het belonen bij bovengemiddeld presteren is daar een voorbeeld van. “Het geeft ons echter ook inzicht in waar een medewerker het beste op zijn plek is. Zo kan het zijn dat iemand veel productiever is wanneer hij of zij aardbeien moet plukken dan wanneer diegene prei moet oogsten. Op basis van de cijfers kunnen we dan besluiten om diegene vooral daar in te zetten waar zijn kracht ligt. Daar plukken zowel de medewerkers als wijzelf letterlijk de vruchten van.” Zoals gezegd, krijgen medewerkers die onder de maat presteren extra aandacht. “Doordat alle kisten aan het eind van de werkdag gescand zijn, hebben we objectieve data tot onze beschikking waarmee we kunnen benchmarken. Wanneer we zien dat iemand minder presteert, dan kunnen we het gesprek aangaan hierover en samen kijken waar het aan ligt. Voor de medewerker is op deze manier heel helder hoe hoog de lat ligt en wat van hem of haar verwacht wordt.”
Iedereen on board
Bij Genson zijn ze overtuigd van de meerwaarde van FRIS. Volgens Frans is het wel belangrijk om niet meteen alles tegelijk te willen. “Je moet eerst zorgen dat het fundament goed staat”, zegt Frans en daarbij spreekt hij uit ervaring. “En dan bedoel ik niet alleen het systeem zelf, maar ook dat alle mensen in je organisatie ‘on board’ zijn. Onze locatiemanagers spelen een essentiële rol bij het werken met FRIS; zij zien erop toe dat alle gegevens vanaf hun locatie op de juiste, uniforme manier in het systeem worden geklopt. Zij moeten dus doordrongen zijn van het belang van de nieuwe werkwijze, begrijpen wat er van hen verwacht wordt en daarnaar handelen. Zodra de basis staat, kun je FRIS verder uitbouwen. Vanuit zijn ervaring in deze markt kan Twan uitstekend adviseren over de musthaves en nice to haves.”
